2020年版 データ保全業界カオスマップの公開

加えて、ファイルサーバ・ディスク分析サービスのリリースをします。

利用頻度は低いものの、組織にとって長期間保存したいデータの保全サービス「Amberlt(アンバルト)」を運営する株式会社ボウラインマネジメント(本社:東京都中央区、代表取締役:野村貴彦、以下、「当社」)は、各種の情報セキュリティサービスの障害や公文書管理問題などで、急速に関心が高まっているデータ保全業界の業界カオスマップの2020年度版を公開いたしました。

加えて、データ保全・選別を推進するための、ファイルサーバ・ディスク分析サービスをリリース致しました。

データ保全業界 業界カオスマップ 2020年度版

データ保全業界 業界カオスマップ 2020年度版

国内のデータ保全サービスの傾向

①クラウドサービスをはじめとして、ICT系サービスの多くが米国や中国系企業が世界的な有力プレーヤーであるのに対し、長期保管用の機器や磁気テープ、あるいは光ディスクといった記録メディアは、日本の大手企業に存在感がある。

欧米や中国などでは、バックアップ用途のオフライン保管が減少する一方で、長期保管用途での記録メディアの利用が急拡大しているが、日本では市場がもともと経済規模に比べて小さい上に、伸び悩んでいる*。

*背景としては 「文書、記録管理に関する文化の違い」に加え、「紙中心の業務モデルが長らく続き、多くの業界にとっては、データの長期保管がこれからである」ことや「AI分野において、長期保管データを機械学習用データとして活用するところまであまり進んでいない」ことがあげられる。

②デジタル化の進展に伴い、紙からデジタルデータへの変換、あるいはマイクロフィルムなどの古いメディアからデータを変換して管理したいという声は、様々な業界からあがっている。

しかしながら、電子化コストの問題等から、特に、現用文書以外の市場は伸び悩んでいる。そのため、いまだに、段ボール箱単位、あるいは書類1件単位などの書類の外部保管はいまだに増え続けている。

③記録メディア保管は、データの高密度化によって保管数量としては増えていない。SaaS型のストレージサービスやクラウドストレージサービスでも長期保管を意識したサービスが出現してきており、データの重要性や利便性の観点で使い分けができるようになってきている。

④歴史資料などの公開・共有を行ういわゆるデジタルアーカイブサービスは、データ保全を行ったうえでの活用サービスであり、国立国会図書館が運用するジャパンサーチなどによる各サービスの連携が進みつつある。

今後の課題

データをあらゆるリスクから確実に残すことは現在の技術でも難しい。というよりも自然災害の多発や様々なサイバーテロが発生している昨今、むしろこれまで以上に難しくなっているといえるかもしれない。

データを長期間、確実に残すことは、現在を生きる我々の次世代に対する責任であり、データ保全サービス市場の拡大のために、以下を解決に向けて取り組みたい。

①社会への啓発

まずは、データを残すということについて、社会の理解を深めていくことが必要である。

そのためには、適切な保管方法を提示していくことも重要だが、

同時にデータを保全することがどういう価値をもたらすかの啓発も重要でなる。

当社も所属する「データ保全推進研究会」を含め、関連する学会や業界団体も啓発を進めているが、これまで以上にそれらの組織が連携して啓発を強化していくことが必要である。

法律対応のためにしかたなく、あるいは訴訟等のトラブル時の証拠のために一定期間データをとっておくという守りの保全だけではなく、

過去の教訓として今後に生かす、歴史的価値を生む、

あるいはAIを活用した長期トレンド分析などにつなげる、といった組織としての攻めの保全が進められることが望ましい。

AI-OCR、映像、音声認識、あるいはVRなどはデータが価値を生むための手段であり、これらのベンダーと保管系サービスベンダーとの連携も有効と考える。

②利便性と安全性を両立したサービスの普及

データの特性や利用頻度、重要性などによって、どのようにデータを管理すべきかはかなり異なる。

利便性を重視するならば、クラウドストレージを含めて、SSDやハードディスクなどのなメディアが望ましいが、

あまり利用頻度が高くなければ、コストや環境負荷の観点からオフライン保管が望ましい。

SaaS型のモデルは、オフライン保管の弱点である利便性がかなり改善されたサービスであり、広く普及が期待される。

③法制、ガイドラインの整備

電子帳簿保存法などの法律や業界ごとのガイドラインで、保管期間、あるいは長期保管を行う上で、電子署名、タイムスタンプといったトラストサービスの活用が求められているが、業界や対象文書によって、制定の有無や内容がかなりまちまちの状態になっており、業界横断での整備が望まれる。

効率的なデータマネジメントの実現、ファイルサーバ・ディスク分析サービス

2020年2月7日に当社では、組織のデータの利活用の効率化を図るファイルサーバ・ディスク分析サービスを新しくリリースいたしました。

【サービスの背景】

データ管理について、不安を抱えている組織や担当者は多いものの、保有しているデータに関して、どこに何のデータが保存されているかの「見える化」が行われている組織は多くありません。

そのため、具体的には以下のような悩みが散見されます。

■サーバやPCの容量がいっぱい(対策として、サーバ増設あるいは強制的にデータ削除などがとられることが多い)

■部署や個人それぞれがデータを格納しているため、同じファイルがいくつも保管されている

■ずいぶん前に退職した社員のファイルが放置されていて、誰も手がつけられない

■フォルダの作り方がばらばらで、何度もクリックしないとファイルにたどり着かない

■名前の付け方がばらばらであることに加え、ファイル数が多すぎて、なかなかファイルがみつからない

■作業中のファイルと終了したファイルが混在している

【ファイルサーバ・ディスク分析サービスで解決】

本サービスにより、組織のデータの実態を解析して、その組織にあったデータマネジメントを実現いたします。

既存の分析ツールは高価である、あるいは導入しているが操作が面倒という組織向けに、手軽にお使いいただけるサービスです。

想定される効果

・重要データの適正な管理・保全

・サーバコスト削減などによる管理コストの削減

・管理ルール策定、不要データの削除による検索速度UP(業務効率の向上)

実施内容

【簡易分析レポート】

・フォルダ階層、重複データ、低利用データなどの実態分析

【コンサルティングサービス】

簡易分析レポート機能に加えて、個々のデータの分析、選別ツールの提供、コンサルティングサービス

【ご提供価格】

1回1万円(簡易分析レポート)から

【会社概要 株式会社ボウラインマネジメント】

会社名:株式会社ボウラインマネジメント Bowline Management Inc. 代表取締役:野村貴彦
所在地:東京都中央区日本橋人形町 3-12-10
設立:2017 年 9 月 1 日 ※防災の日

資本金:48,500,000 円

事業内容:
・企業団体における業務効率化サポート
・文書・映像、IoTデータ等の活用・管理支援
データマネジメント支援サービス
データ保全サービス Amberlt(アンバルト)
・文書管理系サービスの普及支援
データ保全推進研究会 及び 情報資産管理マガジン の運営
個人のデータ管理サポート

所属団体:(公社)日本文書情報マネジメント協会・データ保全推進研究会・JiVA(JIG-SAW 社によるコンソーシアム)
サービスページ: https://amberlt.com
ホームページ: https://www.bow-m.co.jp

■株式会社ボウラインマネジメント
URL:https://www.bow-m.co.jp/


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